Elektroniczny obieg dokumentów
Omida SSC, jako centrum usług wspólnych Grupy OMIDA, świadczy usługi zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, wspierając spółki w efektywnym, bezpiecznym i zgodnym z regulacjami przetwarzaniu, archiwizowaniu oraz udostępnianiu dokumentów. System ten stanowi istotny element naszego wewnętrznego ekosystemu operacyjnego.
Together we Are strong
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (e-obieg) to zintegrowany system cyfrowego zarządzania dokumentacją, obejmujący jej tworzenie, przetwarzanie, zatwierdzanie, klasyfikowanie i archiwizację. W OMIDA e-obieg zastępuje tradycyjne procesy papierowe, wspierając sprawną realizację zadań w rozproszonych strukturach organizacyjnych.
Jak działa system e-obiegu w Omida SSC?
- Umożliwia tworzenie i skanowanie dokumentów do postaci cyfrowej.
- Klasyfikuje dokumenty i kieruje je automatycznie do odpowiednich działów lub systemów.
- Zapewnia elektroniczną akceptację oraz ścieżkę zatwierdzeń, integruje elektroniczny podpis.
- Monitoruje przepływ dokumentów i zapewnia ich dostępność uprawnionym jednostkom.
- Automatycznie archiwizuje dokumenty zgodnie z wymogami prawnymi.
- Umożliwia bieżące śledzenie statusów dokumentów na każdym etapie procesu.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
Przyspieszenie procesów operacyjnych – automatyzacja obsługi dokumentów wpływa na szybsze podejmowanie decyzji,
- Redukcja kosztów – ograniczenie wydruków, przesyłek i fizycznej archiwizacji,
- Bezpieczeństwo informacji – system zabezpieczeń chroni dane przed nieuprawnionym dostępem,
- Zgodność z przepisami – zapewnienie zgodności z wymaganiami RODO i przepisami archiwizacyjnymi,
- Łatwy dostęp i przejrzystość – dokumenty są dostępne dla uprawnionych użytkowników w czasie rzeczywistym,
- Skalowalność rozwiązania – możliwość rozszerzania systemu na nowe jednostki lub procesy,
- Indywidualne dopasowanie – system obiegu dokumentów dostosowany do modelu działania każdej spółki Grupy OMIDA.
Dzięki działaniom Omida SSC:
- skróciliśmy czas akceptacji dokumentów nawet o 60%,
- zwiększyliśmy kontrolę nad przepływem faktur i umów,
- usprawniliśmy komunikację i współpracę między działami i spółkami,
- zapewniliśmy pełną dostępność dokumentów niezależnie od lokalizacji jednostki,
- zminimalizowaliśmy ryzyko błędów oraz utraty danych.
Aktualności
Najnowsze informacje o firmie, rynku, produktach i wydarzeniach.
Strategia ESG w OMIDA Group | Inez Kawicka, Legal & Compliance Director / ESG Officer w OMIDA Group, Członek Zarządu Omida SSC
W rozmowie poruszyliśmy kluczowe kwestie związane z wdrażaniem strategii ESG w naszej organizacji oraz rolą odpowiedzialności społecznej i ekologicznej w sektorze TSL.Kluczowe wyzwania i sukcesy, które miały wpływ na rozwój Omida SSC w branży TSL | Wywiad z Krzysztofem Boryszewskim
Poznajcie Krzysztofa Boryszewskiego, który w najnowszym wywiadzie dzieli się swoimi wyzwaniami i sukcesami w branży TSL.O roli finansów i synergii w OMIDA Group | Maciej Daniluk, Business Controller i Członek Zarządu Omida VLS
Swoją karierę rozpoczynał jako młodszy specjalista ds. controlling, dziś, przygotowuje się do objęcia nowej funkcji w OMIDA VLS jako członek zarządu i opowiada o swojej roli w firmie i wyzwaniach związanych z integracją spółek w ramach Grupy.
